檔案文獻回收的登記和記錄是確?；厥者^程可追溯、文獻信息完整留存的核心環(huán)節(jié)，需形成系統(tǒng)化的文字、影像等記錄體系，貫穿回收全流程。具體操作如下：

一、登記記錄的核心原則

全程性：從前期接觸到終入庫，每個環(huán)節(jié)均需記錄，形成 “閉環(huán)追溯鏈”。

準確性：信息需與實物一致，避免模糊表述（如 “約 10 頁” 需改為 “共 8 頁，缺第 3 頁”）。

規(guī)范性：使用統(tǒng)一表格、編碼規(guī)則，確保不同操作人員記錄格式一致。

保密性：對涉及個人隱私、敏感內容的文獻（如私人書信、未公開手稿），記錄中需標注保密等級，限制查閱權限。

二、分階段登記記錄內容與方式

（一）前期接觸階段：線索登記

針對初步摸排到的檔案文獻線索，建立《檔案文獻回收線索登記表》，內容包括：

基礎信息：線索提供者姓名 / 單位、聯系方式、反饋時間、文獻存放地點。

文獻概況：文獻類型（如清代契約、民國報紙、照片相冊）、數量（件 / 冊 / 張）、預估年代、載體材質（棉紙 / 膠片 / 金屬）、保存狀態(tài)（完好 / 霉變 / 蟲蛀 / 撕裂）。

來源說明：線索提供者所述文獻來源（如 “”“舊貨市場購買”“單位舊檔案”）、是否知曉合法權屬。

處理意見：評估小組初步判斷（“需優(yōu)先跟進”“價值較低暫不回收”“疑似非法來源，轉法務核查”）、跟進人及時間節(jié)點。

記錄方式：電子表格（可實時更新）+ 線索提供者簽字確認的紙質版（若為個人提供）。

（二）回收實施階段：交接與權屬登記

現場清點記錄

回收人員與持有者共同清點文獻，填寫《檔案文獻現場清點單》，逐項記錄：

編號：為每件 / 套文獻臨時編 “回收序號”（如 “HS2023001-001”，HS 代表 “回收”，2023 為年份，后三位為批次，后三位為該批次內序號）。

文獻詳情：名稱（如 “1950 年 XX 縣土地改革通知書”）、具體數量（如 “1 冊，內頁 28 張，含附圖 1 張”）、特征描述（如 “封面紅色，蓋有 XX 政府公章，第 5 頁有撕裂”）、附屬物（如 “原存放于木箱，內有防潮紙”）。

狀態(tài)佐證：現場拍攝文獻正反面、破損處、標記處的照片 / 視頻，與清點單關聯存檔（電子文件夾按序號命名）。

記錄方式：一式兩份紙質清點單（回收方與持有者簽字確認）+ 電子掃描件 + 影像資料。

權屬轉移登記

根據回收方式（捐贈 / 收購 / 寄存），簽訂對應協議并登記：

捐贈：《檔案文獻捐贈協議》需注明捐贈者信息、文獻清單（關聯清點單編號）、自愿捐贈聲明、機構承諾（如 “保管，合理利用時注明捐贈者”），附捐贈者身份證明復印件。

收購：《檔案文獻收購協議》需增加評估價值、付款方式及時間、權屬轉移時間，附評估報告、持有者身份證明、文獻來源合法性證明（如繼承公證、機構處置決議）。

寄存：《檔案文獻寄存協議》需明確寄存期限、保管責任、利用權限（如 “僅寄存者可申請查閱”）、取回條件，附寄存者身份證明。

依法追索：由司法 / 行政部門出具《檔案文獻追索決定書》《扣押清單》等，記錄追索過程、法律依據、交接單位（如公安部門）及經辦人。

記錄方式：協議原件歸檔，關鍵頁掃描存入電子檔案，與文獻編號綁定。

（三）接收處理階段：入庫與狀態(tài)記錄

文獻移交至檔案機構后，由接收部門（如保護修復室）進行登記，填寫《檔案文獻接收登記表》：

接收信息：接收日期、接收人、運輸方式（如 “專車運輸，恒溫箱保存”）、與回收人員的交接確認。

初步檢測記錄：

污染情況：是否有霉菌、蟲卵、異味（如 “紙張表面有霉斑，檢測為青霉屬”）。

破損程度：按 “完好 / 輕微破損 / 嚴重破損 / 瀕?！?分級，詳細描述（如 “膠片檔案邊緣卷曲，部分畫面褪色”）。

特殊處理需求：如 “需立即冷凍殺蟲”“紙張酸性超標，需脫酸處理”。

記錄方式：電子登記表 + 紙質簽收單，檢測報告（含專業(yè)儀器數據）作為附件。

（四）后期管理階段：修復與入庫登記

修復過程記錄

針對需修復的文獻，填寫《檔案文獻修復記錄表》，跟蹤修復全流程：

修復前狀態(tài)：附修復前照片，標注修復點（如 “第 3 頁撕裂處，長度 5cm”）。

修復方案：修復方法（如 “手工托裱”“膠片數字化轉存”）、使用材料（如 “無酸漿糊”“聚酯薄膜”）、修復責任人及時間。

修復后狀態(tài)：附修復后照片，說明修復效果（如 “撕裂處已粘合，平整度達標”）。

記錄方式：電子修復檔案（關聯文獻編號）+ 紙質修復單，修復前后對比照片歸檔。

入庫保管登記

文獻修復完成后，正式入庫時填寫《檔案文獻入庫單》：

編號：生成機構內部檔案號（如 “DA-2023-005-012”，DA 代表 “檔案”，2023 為入庫年份，005 為類別號，012 為順序號），替代臨時回收序號。

存放信息：庫房編號（如 “特藏庫 A 區(qū) 3 排 5 列 2 層”）、存放容器（如 “無酸檔案盒，編號 KH008”）、環(huán)境參數（如 “溫度 18℃，濕度 50%”）。

關聯記錄：標注該文獻對應的回收序號、修復記錄編號，實現全流程溯源。

記錄方式：電子檔案管理系統(tǒng)錄入 + 庫房實體標簽（貼于檔案盒 / 柜）。

三、記錄管理要求

統(tǒng)一性：使用機構統(tǒng)一制定的表格模板（含必填項、編碼規(guī)則），確保信息格式一致。

性：電子記錄加密存儲，紙質記錄存入專用檔案柜，僅授權人員可查閱；涉及隱私或涉密的記錄（如個人書信回收）需標注 “保密”，按密級管理。

可追溯性：所有記錄通過 “文獻編號” 關聯，形成從 “線索→回收→處理→入庫” 的完整鏈條，任意環(huán)節(jié)信息可通過編號快速調取。

性：電子記錄定期備份（異地備份防丟失），紙質記錄采用無酸紙張打印，確保長期保存。

通過以上登記記錄，既能保障檔案文獻回收的合規(guī)性，也為后續(xù)的保護、研究、利用提供了可靠的基礎信息，是檔案文獻 “有源可溯、有證可查” 的關鍵保障。