檔案數字化一般指的是紙質檔案的數字化，也就是通過掃描設備將紙質檔案變成數字圖像，供檔案調閱利用的過程。

檔案數字化掃描工作開展的前提是將檔案按照相關規(guī)范標準整理規(guī)范，然后建立目錄數據庫，按照統(tǒng)一標準著錄目錄數據，之后才能考慮如何進行掃描，如何進行管理和利用數字資源。

為什么要進行檔案數字化掃描工作？

1.更便捷的管理和利用

傳統(tǒng)的檔案管理手段是通過檔案目錄檢索到檔案信息，通過庫房調卷進行管理和利用檔案。如果有數字化的電子目錄，檢索則較為容易，如果只有手工登記的紙質目錄，檢索的難度則成倍增加，甚至無法檢索。檢索到需要的檔案信息，通過檔號進行庫房調卷，可以實現(xiàn)檔案的管理和利用，但是效率較為低下。進行數字化掃描后，進行數據掛接，實現(xiàn)數字原文和檔案目錄的一一對應，將極大的提案的利用效率，減少工作人員的勞動負擔。

2.保護紙質檔案實體原件

減少紙質實體原件的利用，可以限度的保護紙質實體原件，避免不必要的磨損、老化，也避免原件可能出現(xiàn)的丟失、丟頁等情況發(fā)生。