歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)右上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題（分類(lèi)號(hào)）、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)等必備項(xiàng)。

（1）全宗號(hào)：全宗號(hào)填寫(xiě)必須保持完整性，不可省略。

（2）年度：填寫(xiě)文件終形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2020。

（3）分類(lèi)號(hào)：填寫(xiě)分類(lèi)方案確定的分類(lèi)號(hào)。

（4）保管期限：填寫(xiě)Y、30、10，分別代表、30年、10年。

（5）件號(hào)：填寫(xiě)文件的排列順序號(hào)。

件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“0001”開(kāi)始標(biāo)注。

（6）頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有效圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。