強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控,防范濫用與偽造 定期核查與盤點(diǎn): 每月或每季度對(duì)合同章進(jìn)行盤點(diǎn),確保實(shí)物與登記記錄一致,核對(duì)使用臺(tái)賬與實(shí)際合同是否匹配,發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)排查; 若發(fā)現(xiàn)合同章遺失、被盜,需立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案,并發(fā)布聲明(如登報(bào)或通過(guò)企業(yè)官網(wǎng)公告),聲明該印章失效,避免他人冒用。 技術(shù)防偽措施: 選擇正規(guī)刻章機(jī)構(gòu),使用帶有防偽編碼、防偽圖案(如隱形紋、微縮文字)或芯片的合同章,提高偽造難度; 部分地區(qū)支持印章備案查詢,可在公安機(jī)關(guān)官網(wǎng)或政務(wù)平臺(tái)查詢印章的備案信息,驗(yàn)證真?zhèn)巍?禁止 “空白用印”:嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上加蓋合同章,避免被他人擅自填寫內(nèi)容后引發(fā)法律糾紛。
規(guī)范保管流程,限制接觸范圍 專人專管:指定責(zé)任心強(qiáng)、崗位穩(wěn)定的專人(如行政主管、法務(wù)專員等)負(fù)責(zé)合同章的日常保管,明確保管人的職責(zé)與責(zé)任,避免多人接觸或隨意交接。 物理防護(hù):將合同章存放在帶鎖的保險(xiǎn)柜或?qū)S贸閷现?,鑰匙 / 密碼由保管人單獨(dú)持有,非工作時(shí)間嚴(yán)禁隨意放置。如需臨時(shí)交接,需通過(guò)書面登記(如《印章交接記錄表》)明確交接人、接收人、時(shí)間及用途,避免 “無(wú)記錄流轉(zhuǎn)”。 禁止帶出:原則上合同章不得帶出企業(yè)辦公場(chǎng)所,確因特殊情況(如異地簽約)需帶出的,需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人書面審批,由兩人以上共同攜帶,并全程監(jiān)督使用,返回后立即歸還并登記使用情況。
刻制印章:審核通過(guò)后,刻章單位會(huì)按照規(guī)定的樣式、尺寸和材質(zhì)進(jìn)行合同章刻制,同時(shí)會(huì)將印章信息報(bào)當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)備案。 領(lǐng)取印章:刻章完成后,申請(qǐng)人憑相關(guān)證明到刻章單位領(lǐng)取合同章,并辦理簽收手續(xù)。
準(zhǔn)備材料: 企業(yè)、個(gè)體工商戶:需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件(驗(yàn)原件),法人(負(fù)責(zé)人)、經(jīng)辦人的身份證件(中國(guó)內(nèi)地居民二代身份證等,如法人本人申辦,無(wú)需提交經(jīng)辦人身份證),刻章申請(qǐng)書或委托書(由法人簽名)。若刻制合同專用章,還需提供開(kāi)戶許可證。 國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體:需提供省、市(區(qū))編制委員會(huì)、政府文件、批文或本部門上一級(jí)主管單位的有關(guān)文件、有效憑證,單位負(fù)責(zé)人身份證件,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人身份證件及單位負(fù)責(zé)人授權(quán)委托書(非單位負(fù)責(zé)人辦理業(yè)務(wù)時(shí)提供)。