嚴格使用審批,留存使用痕跡 建立用印審批制度:任何使用合同章的行為,必須經(jīng)過規(guī)范的審批流程。例如: 由業(yè)務部門提交《用印申請單》,注明合同名稱、簽約方、用印頁數(shù)、用印原因等信息; 經(jīng)部門負責人審核、法務部門(或合規(guī)部門)對合同內(nèi)容合規(guī)性審核后,報企業(yè)負責人(或授權(quán)人)審批; 審批通過后,保管人方可蓋章,嚴禁 “先蓋章后審批” 或 “無審批蓋章”。 全程記錄留痕: 用印時,保管人需核對合同內(nèi)容與審批單信息是否一致,確認無誤后在指定位置蓋章; 建立《合同章使用登記臺賬》,詳細記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數(shù)量、審批人、經(jīng)辦人、保管人等信息,必要時留存合同復印件或掃描件存檔; 蓋章過程可通過監(jiān)控錄像記錄(如在保管地點安裝攝像頭),便于后續(xù)追溯。
規(guī)范保管流程,限制接觸范圍 專人專管:指定責任心強、崗位穩(wěn)定的專人(如行政主管、法務專員等)負責合同章的日常保管,明確保管人的職責與責任,避免多人接觸或隨意交接。 物理防護:將合同章存放在帶鎖的保險柜或?qū)S贸閷现?,鑰匙 / 密碼由保管人單獨持有,非工作時間嚴禁隨意放置。如需臨時交接,需通過書面登記(如《印章交接記錄表》)明確交接人、接收人、時間及用途,避免 “無記錄流轉(zhuǎn)”。 禁止帶出:原則上合同章不得帶出企業(yè)辦公場所,確因特殊情況(如異地簽約)需帶出的,需經(jīng)企業(yè)負責人書面審批,由兩人以上共同攜帶,并全程監(jiān)督使用,返回后立即歸還并登記使用情況。
選擇刻章機構(gòu):應選擇當?shù)毓矙C關(guān)指定的具有合法資質(zhì)的刻章單位??梢酝ㄟ^當?shù)毓膊块T官網(wǎng)、政務服務網(wǎng)等渠道了解刻章單位的相關(guān)信息。
玉石(如翡翠、瑪瑙等):玉石材質(zhì)通透溫潤,具有獨特的天然紋理和色澤(如綠色、紅色、白色等),本身就具有較高的視覺辨識度。由于玉石硬度適中,刻制時能保留精細的字體細節(jié),蓋章后印記清晰,且玉石章的質(zhì)感和光澤在視覺上極具獨特性,容易與其他材質(zhì)的印章區(qū)分。