作為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案,涵蓋了命令、指示、決定、布告等各類通用文書。這些檔案不僅記錄了單位的重要活動和決策,更體現(xiàn)了文書檔案的獨(dú)特價值和研究意義。
檔案數(shù)字化加工整理的流程大致包括以下幾個步驟:
1.檔案整理與分類:按照相關(guān)歸檔范圍和分類表,對檔案進(jìn)行歸檔和分類,并根據(jù)文件材料形成的規(guī)律和聯(lián)系排列文件先后順序。
2.目錄著錄與掃描:根據(jù)整理需求,編制歸檔文件目錄,并使用掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描,將圖像信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號。
3.圖像處理與數(shù)據(jù)質(zhì)檢:對掃描后的圖像進(jìn)行增強(qiáng)、去噪、糾偏等處理,確保圖像的清晰度和可讀性。同時,對錄入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)檢查,確保信息的準(zhǔn)確性。
4.數(shù)據(jù)掛接與存儲:將處理后的圖像文件與目錄信息進(jìn)行掛接,存儲在計算機(jī)信息庫中,并備份保存。同時,建立嚴(yán)格的權(quán)限管理體系,防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。
檔案數(shù)字化是什么意思?
在我國,早給“檔案數(shù)字化”下定義的人,是李筱春。他給檔案數(shù)字化下的定義是:檔案數(shù)字化是指計算機(jī)數(shù)字化技術(shù)在檔案信息領(lǐng)域的應(yīng)用。
檔案數(shù)字化包括兩個方面的內(nèi)容能夠:一個是把傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)字化;另一個是把數(shù)字化的檔案信息還原成傳統(tǒng)的檔案信息。
前者是將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計算機(jī),后者是將數(shù)字化的檔案信息由計算機(jī)輸出給用戶。
此后,也涌現(xiàn)了一批給檔案數(shù)字化下定義的人。這些對于檔案數(shù)字化的表述,大致可以概括為2點(diǎn)。檔案數(shù)字化與計算機(jī)技術(shù)相關(guān)。第二檔案數(shù)字化是將其它載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息。
在我國,早給“數(shù)字檔案”下定義的,是宋巖。他給數(shù)字檔案下的定義是:數(shù)字檔案是指用計算機(jī)等工具對歷史記錄進(jìn)行數(shù)字編碼,并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。
從記錄方式來說,數(shù)字檔案是用計算機(jī)語言,將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的。
從載體來說,它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體,而用磁盤、光盤等載體。
對于數(shù)字檔案的定義,不同的人也有不同的認(rèn)知。有人認(rèn)為數(shù)字檔案是歸檔電子文件,也有人認(rèn)為數(shù)字檔案是館藏檔案的數(shù)字化信息,還有人認(rèn)為兩者都是。