分類

按年度分類：將檔案按其形成的年度分開，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數(shù)檔案，能保持檔案在時間上的連續(xù)性。

按機構分類：按照檔案形成的機構或部門進行分類，便于查找和利用與特定機構相關的檔案。

按問題分類：根據(jù)檔案所反映的主題或問題進行分類，能集中反映某一特定問題的相關檔案。

按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進行分類，如、長期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。

實際操作中，通常采用復式分類法，如年度 - 機構、年度 - 問題等組合方式。

數(shù)字化

掃描：利用掃描儀將紙質檔案轉換為電子圖像，存儲在計算機中。掃描時應根據(jù)檔案的質量和使用要求，選擇合適的分辨率和掃描格式。

圖像處理：對掃描后的電子圖像進行處理，如調整亮度、對比度、去除噪點等，提高圖像質量。

索引建立：為數(shù)字化檔案建立索引，將電子圖像與檔案目錄信息關聯(lián)起來，實現(xiàn)快速檢索。

按時間順序整理

年度分類法：將檔案按其形成的年度進行分類，能清晰展現(xiàn)檔案形成的時間脈絡，體現(xiàn)不同年度工作的連續(xù)性和發(fā)展變化。例如，一個企業(yè)每年都會產生財務報表、工作總結、業(yè)務合同等檔案，按年度分類后，可直觀了解企業(yè)在不同年份的經營狀況和業(yè)務發(fā)展情況。

階段分類法：對于一些大型項目或長期工作，可以根據(jù)其進展階段來整理檔案。比如，一個建設項目可分為規(guī)劃設計、施工建設、竣工驗收等階段，將各階段相關的文件、圖紙、報告等分別整理在一起，能完整呈現(xiàn)項目的全過程。

分析檔案內容

瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。

提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據(jù)此確定與市場營銷相關的主題。