編號

檔號編制：給每個檔案或檔案盒編制的檔號，檔號應包含分類號、年度、案卷號等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政檔案，“2023” 是年度，“001” 是案卷號。

編號標識：在檔案盒或檔案上清晰地標注檔號，可使用標簽或直接打印在檔案盒上，確保編號醒目、易于識別。

來源原則：強調檔案應按照其形成來源進行整理和分類。同一形成者或同一組織機構形成的檔案應集中在一起，不同來源的檔案應分開整理。這樣可以保持檔案在來源方面的獨立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進行管理和利用。例如，一個機關單位的檔案要與其他機關單位的檔案區(qū)分開來，單獨進行整理和分類。

按文件間的關聯(lián)分類

系列文件分類：對于具有連續(xù)性、關聯(lián)性的系列文件，如會議文件，可將會議通知、議程、報告、決議等按會議的先后順序整理成一個系列，體現(xiàn)會議的完整過程和決策形成的脈絡。

文件組合分類：將在內容上相互補充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關的實施細則、解釋說明、執(zhí)行情況報告等組合分類，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

考慮檔案形成背景和目的

了解形成主體：明確檔案是由哪個組織、部門或個人形成的，以及其主要職能和業(yè)務范圍。不同的形成主體會有不同的工作重點和主題傾向，這有助于確定檔案的主題和分類標準。例如，學校的檔案可能會圍繞教學、科研、學生管理等主題分類，而企業(yè)的檔案則會側重于生產、銷售、財務等方面。

分析形成目的：思考檔案形成的目的是什么，是為了記錄工作過程、總結經驗教訓、提供決策依據(jù)，還是為了其他特定的用途。檔案的形成目的往往與主題密切相關，例如，為了總結項目經驗而形成的檔案，可能會以項目名稱或類型作為主題分類的依據(jù)。