分類

按年度分類：將檔案按其形成的年度分開，不同年度的檔案分別整理。這種方法適用于大多數檔案，能保持檔案在時間上的連續(xù)性。

按機構分類：按照檔案形成的機構或部門進行分類，便于查找和利用與特定機構相關的檔案。

按問題分類：根據檔案所反映的主題或問題進行分類，能集中反映某一特定問題的相關檔案。

按保管期限分類：將檔案按規(guī)定的保管期限進行分類，如、長期、短期，以便于檔案的鑒定和銷毀。

實際操作中，通常采用復式分類法，如年度 - 機構、年度 - 問題等組合方式。

后續(xù)工作

庫房管理：將整理好的檔案按照分類和編號順序存放在檔案庫房的相應位置，并建立庫房檔案存放示意圖，方便查找和管理。

定期檢查：定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進行處理。

動態(tài)管理：隨著新檔案的不斷形成，要按照整理規(guī)則及時將其納入檔案體系中，確保檔案的完整性和時效性。

檔案整理是一項細致且重要的工作，以下是一些注意事項：

保持檔案的原始狀態(tài)：在整理過程中，應盡可能保持檔案的原始形成狀態(tài)和歷史聯(lián)系，不隨意更改檔案的內容和順序，確保檔案的真實性和完整性。

分類準確：依據預先制定的分類方案，按照檔案的形成規(guī)律、內容特點和管理要求進行分類。分類時要嚴格遵循分類標準，避免出現(xiàn)分類錯誤或交叉混亂的情況，確保同一類別的檔案具有共同的屬性和特征。

編號規(guī)范：檔號的編制要遵循一定的規(guī)則和標準，具有性和穩(wěn)定性。編號應簡潔明了，易于識別和記憶，同時要確保編號在檔案管理系統(tǒng)中能夠準確對應相應的檔案實體，方便檔案的檢索和利用。

保護檔案實體：在整理過程中，要注意保護檔案的紙張、字跡、圖像等不受損壞。避免檔案受到潮濕、灰塵、蟲害、火災等自然因素的影響，同時要輕拿輕放，防止人為的撕裂、污損等情況發(fā)生。對于破損或老化的檔案，應及時進行修復和保護處理。

尊重檔案的機密性：對于涉及機密的檔案，要嚴格遵守保密制度，采取相應的保密措施。在整理過程中，確保檔案不被無關人員查閱或泄露，檔案的保管和利用也要按照保密規(guī)定進行操作。

數據錄入準確：將檔案信息錄入電子目錄或檔案管理系統(tǒng)時，要保證數據的準確性和完整性。仔細核對每一項信息，避免出現(xiàn)錄入錯誤或遺漏，確保電子目錄與檔案實體信息一致，以便于地檢索和管理檔案。

做好標識和標注：在檔案盒、文件夾及檔案本身等位置，要清晰、準確地標注檔號、題名、年度等關鍵信息。標注應使用規(guī)范的字體和顏色，確保字跡清晰、持久，便于快速查找和識別檔案。

定期復查：檔案整理完成后，應定期進行復查，檢查檔案的分類、編號、裝訂等是否符合要求，檔案實體是否有損壞或丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時進行調整和處理，以保證檔案整理工作的質量和檔案的管理。

遵循相關標準和規(guī)范：檔案整理工作要遵循國家和行業(yè)相關的標準和規(guī)范，如《歸檔文件整理規(guī)則》《機關檔案工作條例》等。這些標準和規(guī)范對檔案整理的各個環(huán)節(jié)都做出了明確規(guī)定，是確保檔案整理工作規(guī)范化、標準化的重要依據。

建立索引和目錄：為了方便檔案的查詢和利用，應建立完善的索引和目錄體系。索引和目錄應詳細、準確地反映檔案的內容和排列順序，能夠幫助使用者快速定位所需檔案。同時，要根據檔案的新增、變動情況及時更新索引和目錄。

分析檔案內容

瀏覽：對檔案進行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內容、涉及的主要事項、關鍵人物、時間等要素，為確定主題和分類標準提供基礎信息。

提取關鍵信息：從檔案內容中提取關鍵的詞匯、短語或概念，這些關鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關于企業(yè)市場營銷活動的檔案中，“市場推廣”“產品宣傳”“客戶調研” 等可能是關鍵信息，可據此確定與市場營銷相關的主題。