有機(jī)聯(lián)系原則：檔案之間存在著各種內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，包括時(shí)間聯(lián)系、內(nèi)容聯(lián)系、來(lái)源聯(lián)系等。在整理檔案時(shí)，要充分考慮和保持這些聯(lián)系。比如，按照年度順序整理檔案，可以體現(xiàn)檔案形成的時(shí)間脈絡(luò)；將同一問(wèn)題、同一項(xiàng)目或同一事件相關(guān)的檔案集中在一起，則體現(xiàn)了內(nèi)容上的聯(lián)系。通過(guò)保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，能夠更好地展現(xiàn)檔案所反映的歷史事實(shí)和活動(dòng)過(guò)程，提案的利用價(jià)值。

按文件間的關(guān)聯(lián)分類(lèi)

系列文件分類(lèi)：對(duì)于具有連續(xù)性、關(guān)聯(lián)性的系列文件，如會(huì)議文件，可將會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等按會(huì)議的先后順序整理成一個(gè)系列，體現(xiàn)會(huì)議的完整過(guò)程和決策形成的脈絡(luò)。

文件組合分類(lèi)：將在內(nèi)容上相互補(bǔ)充、相互印證的文件組合在一起。例如，一份政策文件與其相關(guān)的實(shí)施細(xì)則、解釋說(shuō)明、執(zhí)行情況報(bào)告等組合分類(lèi)，能更、深入地反映政策的制定和執(zhí)行情況。

分析檔案內(nèi)容

瀏覽：對(duì)檔案進(jìn)行的瀏覽和初步分析，了解每份檔案的大致內(nèi)容、涉及的主要事項(xiàng)、關(guān)鍵人物、時(shí)間等要素，為確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)提供基礎(chǔ)信息。

提取關(guān)鍵信息：從檔案內(nèi)容中提取關(guān)鍵的詞匯、短語(yǔ)或概念，這些關(guān)鍵信息往往能夠反映檔案的核心主題。例如，在一份關(guān)于企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的檔案中，“市場(chǎng)推廣”“產(chǎn)品宣傳”“客戶(hù)調(diào)研” 等可能是關(guān)鍵信息，可據(jù)此確定與市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)相關(guān)的主題。

結(jié)合實(shí)際使用需求

滿(mǎn)足利用者需求：考慮檔案的主要利用者是誰(shuí)，他們通常會(huì)以何種方式查找和使用檔案。例如，對(duì)于企業(yè)的檔案，財(cái)務(wù)人員可能需要按財(cái)務(wù)科目分類(lèi)查找財(cái)務(wù)報(bào)表，銷(xiāo)售人員可能更關(guān)注按客戶(hù)或產(chǎn)品分類(lèi)的銷(xiāo)售記錄。因此，在確定主題和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要盡量滿(mǎn)足不同利用者的需求，提案的利用效率。

便于檢索和查詢(xún)：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)便于建立清晰的檢索體系，使檔案能夠通過(guò)關(guān)鍵詞、主題詞等快速檢索到?？梢圆捎枚嗉?jí)分類(lèi)的方式，將大的主題進(jìn)一步細(xì)分，每個(gè)類(lèi)別都有明確的定義和范圍，避免分類(lèi)過(guò)于籠統(tǒng)或模糊，以便于準(zhǔn)確地定位和查詢(xún)檔案。