組織程序 1）慶典策劃：確定來(lái)賓及發(fā)放請(qǐng)柬；來(lái)賓組成：政府官員、地方實(shí)力人物、知名人士、新聞?dòng)浾摺⑸鐓^(qū)公眾代表、客戶(hù)代表或特殊人物等?？傊瑏?lái)賓要具有一定的代表性；發(fā)放請(qǐng)柬要求：請(qǐng)柬提前7—10天發(fā)放。重要來(lái)賓請(qǐng)柬發(fā)放后，組織者當(dāng)天應(yīng)電話(huà)致意。慶典頭晚再電話(huà)聯(lián)系。 （2）設(shè)計(jì)慶典活動(dòng)程序；一般程序：主持人宣布開(kāi)典；介紹來(lái)賓；由組織的重要領(lǐng)導(dǎo)或來(lái)賓代表講話(huà)；安排參觀(guān)活動(dòng)；安排座談或宴會(huì)；邀請(qǐng)重要來(lái)賓留言或提字。 （3）落實(shí)致辭人和剪彩：致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織負(fù)責(zé)人，客方為德高望重、社會(huì)地位較高的知名人士；選擇致辭人和剪彩人應(yīng)征得本人同意。 （4）編寫(xiě)宣傳材料和新聞通訊材料；列出慶典主題、背景、活動(dòng)內(nèi)容等相關(guān)材料，將材料裝在特制的包裝袋內(nèi)發(fā)給來(lái)賓。對(duì)記者，還應(yīng)在其材料中添加較詳細(xì)的資料，以方便記者寫(xiě)作新聞稿件。 （5）慶典活動(dòng)的接待工作；設(shè)置接待室。對(duì)所有來(lái)賓，都應(yīng)熱情接待，耐心服務(wù)；對(duì)重要來(lái)賓，要由組織領(lǐng)導(dǎo)親自接待；他們的簽到、留言、食、宿均應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
禮品饋贈(zèng) 舉行開(kāi)業(yè)儀式時(shí)贈(zèng)予來(lái)賓的禮品，一般屬于宣傳性傳播媒介的范疇之內(nèi)。若能選擇得當(dāng)，必定會(huì)產(chǎn)生良好的效果。根據(jù)常規(guī)，向來(lái)賓贈(zèng)送的禮品，應(yīng)具有如下三大特征 可選用本公司的產(chǎn)品，也可在禮品及其包包裝上印有本公司的企業(yè)標(biāo)志、廣告用語(yǔ)、產(chǎn)品圖案、開(kāi)業(yè)日期，等等。
不論是公司的開(kāi)業(yè)慶典還是其他的商務(wù)慶典活動(dòng)，我們通常需要邀請(qǐng)一些嘉賓來(lái)參加我們的商務(wù)慶典活動(dòng)，這樣才能對(duì)公司的發(fā)展起著積極的作用。嘉賓邀請(qǐng)，在開(kāi)業(yè)慶典儀式中作為一項(xiàng)很重要的環(huán)節(jié)，它對(duì)本次的活動(dòng)可以說(shuō)是有著轟動(dòng)以及輿論的積極作用。 在嘉賓的邀請(qǐng)上我們需要精心的考慮好，嘉賓的邀請(qǐng)對(duì)象以及精美的邀請(qǐng)請(qǐng)柬。我們需要盡量的邀請(qǐng)一些知名的人士來(lái)參加我們的開(kāi)業(yè)慶典，這樣才能制作出新聞效應(yīng)，同時(shí)重要的嘉賓要派專(zhuān)人親自上門(mén)邀請(qǐng)。
慶典活動(dòng)得適時(shí)：對(duì)于每個(gè)慶典活動(dòng)都有一個(gè)適時(shí)舉行的問(wèn)題。首先選擇一個(gè)好時(shí)機(jī), 不僅可以為活動(dòng)典禮增色不少, 還可以增強(qiáng)活動(dòng)的效果。例如：一個(gè)企業(yè)慶典活動(dòng)一般情況下要把企業(yè)時(shí)機(jī)、市場(chǎng)時(shí)機(jī)結(jié)合起來(lái)考慮, 從而使慶典活動(dòng)與市場(chǎng)時(shí)機(jī)相契合。那么，有些典禮的時(shí)間是固定的, 比節(jié)日、紀(jì)念日, 這些慶典通常只能提前,是不能推后。然而有些慶典則要選擇時(shí)機(jī)；如開(kāi)業(yè)、竣工典禮, 除了這些要籌備的以外，還要 考慮相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，以及前后的節(jié)慶節(jié)日情況等因素要考慮。 慶典活動(dòng)得適度。慶典活動(dòng)是一種禮儀性活動(dòng)，國(guó)家有關(guān)方面專(zhuān)門(mén)作出明文規(guī)定, 要嚴(yán)格控制, 認(rèn)真執(zhí)行申報(bào)制度。同時(shí)還要有精品意識(shí), 典禮過(guò)多、過(guò)濫, 將會(huì)在一定程度上影響慶典活動(dòng)的質(zhì)量和效果。所以典禮活動(dòng)的規(guī)模、形式還必須得和單位、項(xiàng)目情況大體相符合, 如果一個(gè)工程不大, 卻弄一個(gè)特大規(guī)模的慶典, 只會(huì)成為笑柄。 慶典活動(dòng)得隆重。其實(shí)典禮是一種熱烈莊重的儀式, 需要一定的隆重程度。這樣不僅鼓舞人心, 還可擴(kuò)大影響度。那么在現(xiàn)場(chǎng)布置、形式選擇、程序安排等環(huán)節(jié)下工夫, 努力營(yíng)造隆重?zé)崃业臍夥帐潜夭豢缮俚?，并且還要力求有創(chuàng)意, 普通化的慶典活動(dòng), 將無(wú)給人留下深刻印象, 也不會(huì)取得好的效果。