現(xiàn)如今檔案已經(jīng)發(fā)展為紙質(zhì)載體，同時檔案的形成也需要空間存放。在古時，有金匱石室、龍柜等存放相關(guān)重要記錄檔案。
在如今這個科技發(fā)展迅速的時代，檔案的存放也一直在發(fā)展創(chuàng)新，目前市面大量出現(xiàn)的有鐵皮質(zhì)的文件柜、保密柜、磁盤柜等各種帶有功能型的檔案柜。這些檔案柜的出現(xiàn)比起早期的木柜以及木架存放更具有保密性且防潮、防蟲性更好。與此同時，相應(yīng)地也會有些弊端顯現(xiàn)。當在一個企業(yè)、院校或者軍隊等專門設(shè)立檔案室存放檔案時，這些檔案柜就體現(xiàn)出占地面積多且容量不夠大、查找文件慢、量多而不好管理等諸多不便之處。
檔案柜的使用技巧
檔案柜的注銷(L) 給用戶重新登錄或更換登錄用戶時使用。 預歸檔管 文件管理 定義文件模板 結(jié)構(gòu)定義、錄入字段設(shè)置、報表維護、排序設(shè)置、網(wǎng)頁發(fā)布字 段設(shè)置、條形碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則設(shè)置。 1.文件登記 主要負責對收集來的以及從OA等公文系統(tǒng)中轉(zhuǎn)過來的文件信 理 息進行登記與管理，以便提供利用與歸檔。 字段代碼維護 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時自動產(chǎn)生 下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量。
2.批量上傳電子文件 在實際工作中，用戶一般會先進行文件目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描。 掃描路徑設(shè)置 本功能用來設(shè)置文件庫或文件庫掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 文件報表打印 文件打印 文件管理工作中需要輸出大量的報表。
3.查詢借閱 文件檢索 對文件庫進行跨類查詢。 文件查借閱登記 進行借閱登記。 文件查借閱管理 對文件借閱情況的管理，文件歸還。 文件統(tǒng)計 文件統(tǒng)計 對系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。 文件保管 文件銷毀 實現(xiàn)文件的銷毀情況的登記和管理。
4.文件丟失登記 實現(xiàn)文件的登記情況的登記和管理。 立卷歸檔 立卷歸檔 文件立卷 進行文件的歸檔過程。 立卷選項 此模塊中選擇立卷的方式 檔 案 管 理 檔案管理 定義檔案模板 設(shè)置檔案庫的一些業(yè)務(wù)規(guī)則，其中包括：結(jié)構(gòu)模板的定義、編 目字段的選擇、檔號規(guī)則設(shè)置、報表維護、排序設(shè)置、字段值設(shè)置、檔案庫關(guān)聯(lián)、網(wǎng)頁發(fā)布字段、條碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則的定義。
5.檔案庫管理 建立檔案的分類庫。 檔案著錄 檔案著錄是檔案信息的輸入及維護模塊，實現(xiàn)檔案的登記、修改、查詢、電子文件的掛接等功能。 字段代碼維護 可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時自動產(chǎn)生下拉菜單，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量 批量上傳電子文 件 在實際工作中，用戶一般會先進行檔案目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描，6.掃描路徑設(shè)置 本功能用來設(shè)置檔案庫或文件庫掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則。 打印處理 報表打印 檔案管理工作中需要輸出大量的報表。 檔案專用 跨庫檢索 實檔案庫跨庫檢索。 跨類檢索 實檔案庫跨類檢索。
7.全文檢索 提供類似Google、百度的檢索模式，可對各種格式的文檔、 數(shù)據(jù)庫等異質(zhì)海量信息實現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關(guān)聯(lián)檢索、容錯檢索、信息摘要、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc、htm、txt、pdf、ppt、xls等。
8.利用模板設(shè)置 借閱模板設(shè)置功能是檔案實體借閱相關(guān)借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護。 檔案利用登記 檔案借閱登記實現(xiàn)檔案利用者對檔案實體(紙質(zhì)檔案)的借閱 登記功能。檔案管理員根據(jù)利用者提出的檔案實體外借申請，對借出的檔案進行相關(guān)信息的登記，如借出檔案的檔號、題名、借閱人、借出時間等信息。
自動檔案柜的控制PC可以與倉庫管理計算機和打印機連接。計算機可以在沒有人工的情況下完成現(xiàn)有集裝箱中的數(shù)量、分發(fā)數(shù)量和保留數(shù)量的統(tǒng)計工作，并通過打印機打印報告，隨時提供給管理人員，以滿足 佳存儲容量要求。在計算機的幫助下，可以建立嚴格的材料分發(fā)系統(tǒng)，減少倉庫定期進行實物庫存清點的工作量。盡快發(fā)現(xiàn)倉庫管理中存在的缺點。英國工程師稱這種集裝箱為cascade，意思是；階梯式格子存儲。使用時；通過鍵盤，自動檔案柜可以實現(xiàn)不確定貨盤的集裝箱格子搜索，同時搜索貨盤的集裝箱格子，安排存儲號碼，插入或校正任何存儲數(shù)字。除了使用箭頭鍵可以使集裝箱格子隨意上下運行的功能外，一旦輸入所需數(shù)字，通過計算確定正反轉(zhuǎn)達到取物窗口的 短時間。
1.智能檔案柜故障自動測報：數(shù)控柜自動控制系統(tǒng)自動測報設(shè)備故障。
2.緊急手動操作:停電時，設(shè)備可以手動操作。
3.自動捷徑選層：數(shù)控柜自動控制系統(tǒng)自動控制設(shè)備選擇所需貨架的捷徑選層。
4.智能檔案柜操作簡單：工作人員坐在工作臺前，使用計算機裝置控制貨物貨架自動旋轉(zhuǎn)，直接提取和存貨物。
5.減少占地:用戶可以根據(jù)倉庫的實際使用高度選擇不同類型的自動選層檔案柜，充分利用倉庫空間，節(jié)省大量倉庫占地面積(可節(jié)省50%~60%)，減少基礎(chǔ)設(shè)施投資規(guī)模。
6.自動控制層選擇：數(shù)控柜自動控制系統(tǒng)自動控制設(shè)備選擇所需的貨架層。
7.電控選層：數(shù)控柜自控系統(tǒng)自動控制設(shè)備故障，可采用電控選層。
8.計算機網(wǎng)絡(luò)自動控制：計算機和層選擇庫網(wǎng)絡(luò)，控制數(shù)控柜自動開啟、層選擇、操作。光電保護：自動控制系統(tǒng)對操作人員和設(shè)備具有保護功能。電動，自動開門：可手動、電動、自動開門。
翻轉(zhuǎn)柜是現(xiàn)代辦公的必備儲藏設(shè)備，根據(jù)其表面處理工藝不同，可分為鍍鈦柜、噴塑柜、鍍鉻柜。各種材料的 回轉(zhuǎn)柜其保養(yǎng)方法也稍有不同。一般而言，鍍鈦家具由于鈦具有穩(wěn)定性，通常不易發(fā)生銹蝕現(xiàn)象，當然為以防萬一，還是要經(jīng)常擦拭家具，避免接觸水份。噴塑家具在使用過程中，一旦發(fā)現(xiàn)灰塵，可先用抹布輕輕擦拭，直至表面清爽干凈，切忌在家具表面殘留水份，日常要注意，噴塑家具在搬運時要輕拿輕放，盡量避免尖銳器物劃傷表層對柜體造成損傷！電鍍家具在使用過程中，要避免家具與水份接觸，否則會造成鍍鉻層的銹蝕，嚴重時會造成鍍鉻層的脫落，一般鍍鉻層脫落后若果不采取補救措施，剝落面積會逐漸增大，如發(fā)現(xiàn)鍍鉻層有黃褐色斑點，應(yīng)用抹布蘸取適量中性潤滑油擦拭，以防擴大，假如家具生銹導致鍍鉻層脫落，可用毛刷或棉絲蘸取機油，直至銹跡擦完，千萬不能用紗布打磨，這樣只會損傷家具的鐵皮及鍍鉻層，如果家具長時間放置不用，可以在表面均勻涂上防銹劑，這樣可以有效防止家具在存放過程中生銹。