精心擬定出典禮的賓客名單。邀請的賓客一般應包括政府有關部門負責人、社區(qū)負責人、知名人士、同行業(yè)代表、新聞記者、員工代表及公眾代表等。對邀請出席典禮的賓客要提前將請柬送到他們手中。

確定典禮的規(guī)模和時間；

確定致賀詞人名單，并為本單位負責人擬寫答謝詞；

確定剪彩人員，并準備用具。參加剪彩的除本單位負責人外，還應邀請來賓中地位較高、有一定聲望的人共同剪彩；

安排各項接事宜。應事先確定簽到、接待、剪彩、攝影、錄像等有關服務人員，這些人員要在典禮前到達指定崗位。

西安慶典會議公司認為，所謂的開業(yè)慶典策劃，一般是指在企業(yè)創(chuàng)立、營業(yè)，項目完成、成功建成項目，或者是指某一建筑物正式啟用，或是某項工程正式開始之前，企業(yè)為了表示對該項目的慶?；蚣o念，而按照一定的程序所隆重舉行的專門的慶典活動策劃。

另一方面就是要作好舉行過程中到場客人的接待服務工作，在舉行開業(yè)慶典活動時，都要以主人翁的身份熱情款待，對待客人的要求有求必應,除了主動接待之外,更重要的是現(xiàn)場人員的分工職責，要求每個職員都要做到自己的職責本分，還有就是在慶典活動接待貴賓時,需由本企業(yè)的主要領導人親自出面。在接待其他來賓時，則可由本企業(yè)的禮儀小姐負責。有必要的話就要為嘉賓準備好專用的停車場、休息室,并應為其安排飲食和住宿。