4 公司印章的保管方面

需要采取什么措施?

一、首先是建立日常保管制度：

（1）公司印章采取分級保管的制度，各類印章由各崗位專人依職權需要領取并保管；

（2）印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其崗位職責中予以明確；

（3）公章應妥善保管，注意，防止損毀、遺失和被盜。

二、其次是明確保管人責任：

（1）印章保管人必須妥善保管印章，不得遺失。如遺失，必須及時向公司辦公室報告；

（2）必須嚴格依照公司對印章的使用規(guī)定使用印章，未經規(guī)定的程序，不得擅自使用；

（3）在使用中，保管人對文件和印章使用單簽署情況予以審核，同意的則用印，否決的則退回；

（4）檢查印章使用是否與所蓋章的文件內容相符，如不符則不予蓋章；

（5）在印章使用中違反規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以處分，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關機關處理。

三、公司印章的使用管理方面需要采取什么措施?

（1）企業(yè)要建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責；同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育，使其認識到印章對企業(yè)管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。

（2）企業(yè)要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確企業(yè)各部門印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業(yè)務流程，做到有規(guī)可依、有章可循。

（3）企業(yè)新注冊設立的單位在領取營業(yè)執(zhí)照后，應直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案。企業(yè)臨時刻制印章，包括項目部印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出，經過法律部門、專業(yè)部門審查，報公司主要領導審批。經批準后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機關指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應下發(fā)印章啟用文件，未經啟用的印章不能使用。

（4）企業(yè)應當建立統(tǒng)一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經過有權部門和企業(yè)領導批準。經企業(yè)領導批準后，印章使用單位應填寫統(tǒng)一的用印登記表，企業(yè)文書人員對用印文件要認真審查，審核與申請用印內容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。

（5）印章保管人員必須加強對印章的保管，未經企業(yè)主要領導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在時間向公安機關報案，并取得報案證明，同時在當?shù)鼗蝽椖克诘貓蠹埳峡沁z失聲明。

（6）禁止在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時，必須經總經理同意，而且公章使用人應在《公章使用登記表》上寫明文件份數(shù)，在文件內容實施后，應再次進行核準登記。公章使用人因故不再使用預先蓋章的空白文件、資料時，應將文件、資料退回行政部(或辦公室)，辦理登記手續(xù)。在使用預先蓋章的空白文件、資料過程中，公章使用人應承擔相應的工作責任。

（7）企業(yè)必須定期檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門應按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應措施。

（8）企業(yè)應加強對項目部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用，必要時要將使用權限通知業(yè)主、原材料供應商等利益相關方。項目部和企業(yè)的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺賬，絕不允許分包方使用項目部印章。

（9）企業(yè)所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄；項目部關閉后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門。企業(yè)印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。

（10）企業(yè)在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，企業(yè)印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規(guī)定解決?；咀龇ㄈ缦拢菏紫龋皶r向公安機關報案，追究仿冒人的法律責任；其次，在相關報紙上發(fā)布澄清聲明，及時知會潛在客戶；后，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關事實，解除相關合同，如果相對人不予配合，要及時向當?shù)胤ㄔ荷暾垼ㄟ^法律途徑認定合同無效，解除相關合同。