人事檔案管理制度
一,人事檔案材料,要及時收集,整理歸檔;
二,人事檔案的內容不向無關人員談論,泄露;
三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案材料;
四,嚴格履行借閱,查閱檔案手續(xù);
五,查閱檔案時要注意愛護本材料,嚴禁拆散,涂改;
六,采取保護措施,定時投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;
檔案人員崗位制度
一,認真學習,貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關檔案工作方針,政策,認真執(zhí)行本校檔案管理各項制度.
二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統.
三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學,組卷合理,保管科學和方便利用.
四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.
五,按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.
六,認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質和損壞的檔案及時采取補救措施.
七,嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.
八,嚴禁帶無關人員進入檔案室,離開檔案室須關門窗.
九,檔案工作人員調離崗位時,應將工作有關內容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.
十,檔案室人員平時應注意學習有關檔案業(yè)務知識,提高自身素質.
文書檔案是指反映黨務、行政管理等活動的檔案。在企業(yè)一般也可以把經營管理和生產管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。
按“卷”整理是一種傳統的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作等四類。我們認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的基本環(huán)節(jié)，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行后的調整，然后進行具體的系統整理組合。對歸檔文件檢察調整的內容包括：應歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內的文件是否保持了文件之間的有機聯系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內文件數量是否適當；
（3）卷內文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；
（4）根據排列結果，對卷內文件材料有圖文的頁面逐頁編號；
（5）編制卷內目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內；
（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數一般不超過50字為宜。標題結構一般由主要發(fā)文機關、內容、文種三部分構成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯系和條理性，一般可按先，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有:
（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；
（4）根據排列結果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關欄目的內容；
（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；
（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝入無酸紙檔案盒
在使用檔案盒的過程中，不能想怎么用就怎么用，不恰當的使用，可能會損壞了檔案盒。而后期對檔案盒的保護也非常重要。檔案盒使用需要注意哪些，如何保護好檔案盒？下面就結合這兩個問題一起來了解下。
使用檔案盒的相關注意事項：
檔案檢查。對于館藏檔案的狀況應定期進行檢查，必要時可臨時進行部分檢查。著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況，檢查時要逐卷進行，要作出詳細記錄并寫出正式報告。一旦發(fā)現檔案缺少或嚴重破損等問題，要及時采取措施，妥善處理。
檔案調出和歸還。調出和歸還檔案都應逐卷點交清楚，辦理手續(xù)。用完的檔案要歸還原位。檔案庫房管理。要建立完善的檔案庫房管理制度，配備必要的防護設備，合理調節(jié)和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作，保持整潔、有序，保證檔案無損。
檔案排架。可視不同情況分別采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架。分類排架即按照檔案形成的不同時期、檔案的不同類型和立檔單位的不同組織系統等，將館藏檔案劃分為若干類別進行排架；流水排架即按照檔案全宗進館的時間順序排架；分類、流水綜合排架即先將館藏檔案分為若干類別，在每一類別內再按全宗進館時間順序排架。無論采用何種方法，屬于一個全宗的檔案均應集中排放，不應分散和混雜。
