人事檔案管理制度

一,人事檔案材料,要及時收集,整理歸檔;

二,人事檔案的內(nèi)容不向無關(guān)人員談?wù)?泄露;

三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案材料;

四,嚴(yán)格履行借閱,查閱檔案手續(xù);

五,查閱檔案時要注意愛護(hù)本材料,嚴(yán)禁拆散,涂改;

六,采取保護(hù)措施,定時投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;

檔案室管理制度

一,非檔案室人員未經(jīng)許可.不可擅自進(jìn)入檔案室.

二,每學(xué)年結(jié)束,各部門的檔案按照歸檔材料目錄,及時交檔案室保管.

三,每學(xué)年的人事檔案,無酸紙檔案盒,音像檔案,按照規(guī)范要求,裝訂成冊.

四,建立檔案借閱登記制度,充分發(fā)揮檔案的作用,提案的利用率.

五,規(guī)范檔案的存放,保管,保持檔案室的整潔,嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙.

一,歸檔文件在進(jìn)行整理時,首先必須明確幾種情況

下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:

①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補(bǔ)充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復(fù),報告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:

①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復(fù)性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.

3,文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

4,跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

5,幾份文件作為一件時,"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時間.

6,無落日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.

7,專門年度的分類方法

如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的,如教學(xué)等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進(jìn)行分類.如:2002-2003學(xué)年的計劃歸入起始年;2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.

8,臨時機(jī)構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔.

9,保管期限的劃分

原則上參照國家教委1994年施行的《高等學(xué)校檔案盒實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.

,凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機(jī)關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)(即50年以上)利用價值的定為保管.它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計報表;機(jī)構(gòu)演變,機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料.

(2) 同本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機(jī)關(guān)的重要文件,上級針對本機(jī)關(guān)所作的決定,批復(fù),報告和調(diào)查研究材料.

(3) 本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.

長期,凡是反映本機(jī)關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).

(2) 直屬上級機(jī)關(guān)下發(fā)的屬于機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實行的一般性文件材料.

(3) 下級機(jī)關(guān)報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本機(jī)關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:

(1) 本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.

(2) 上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料.

(3) 下級機(jī)關(guān)報送的一般性的文件材料.

10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當(dāng)年文件材料進(jìn)行分類時應(yīng)注意以下幾點:

(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.

(2) 應(yīng)從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.

(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.

(4) 本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.

在用的檔案盒一般都是使用無酸紙加工制作的，替換了傳統(tǒng)的紙板盒及牛皮紙盒，無酸紙檔案盒在保管存放上有著優(yōu)勢，它可以使檔案文件長期保存也不會變質(zhì)、褪色，可以起到防霉防蟲的效果，所以可以對盒子里面的文件起到保護(hù)作用，使文件不易受到破壞，目前各地都在逐步使用該檔案盒，常用的為680克制作的比較多，可以制成不同類型的檔案盒，分別對不同的文件進(jìn)行歸檔保管，使用效果較好。