搞清楚“思路”

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認一個有經(jīng)驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節(jié)點、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。

親臨現(xiàn)場實地考察

考察場地非常重要，要做好充分的準備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；要對會議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場地的時候，能問到的問題越多，今后出現(xiàn)風險的機率就越低。

預(yù)算

會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細分為：

(1)、出發(fā)地至會務(wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

聯(lián)誼酒會/舞會

事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設(shè)定好餐標與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認：

5、視聽設(shè)備

除非在室外進行，否則視聽設(shè)備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算

●設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

c、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

6、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機動處理。