黑板、白板、筆

在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，雖然視聽設備發(fā)展得很快，但是傳統(tǒng)的表達方式依然受到很多人的喜愛，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外，粉筆、筆、板擦等配套的工具也必不可少。

搞清楚“思路”

從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認一個有經驗的項目負責人，想清楚策劃的步驟、時間推進節(jié)點、人員的分工。如果思路不清晰，經驗不到位，往往從策劃的一開始，就會在眾多的意見、指導中迷失方向。

在你籌劃的思路理清后，你向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。

會議地址的選擇

會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規(guī)模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？

改革開放后，開始面向商業(yè)活動開放。為了突出會議的性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會議活動選擇高端場地。

1, 列出可供選擇的清單

必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。這一方面，也可以參考SINO-MEETING的會場搜索系統(tǒng)，該系統(tǒng)內的數(shù)據(jù)將對選擇場地的過程，大大提率。

2, 根據(jù)清單綜合考慮會議類型與場所的搭配

比如研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。