如果會議住地距會場較遠，必須有車輛接送與會代表，要與會人數(shù)盡可能組織足夠的車輛，以保證會議的需要。對于集體活動用車，因為車人多，必須加強派車管理、車輛調(diào)度、用車檢查和駕駛員的管理，保證與會人員按號入座，有序乘車。不敷乘坐時，可以租車。零星用車，必須建立用車制度，規(guī)定用車的范圍和任務，履行批準手續(xù)。至于領導干部用車，則應按規(guī)定予以保證。

會議包車租車要注意的細節(jié)：

(一)租車前您應先了解想租的車型的性能，價格及租車所需證件。

(二)電話預訂時需要您留下詳細的相關信息，已備不時之需。

(三)預訂提前1-2天，預訂周末的車輛需要提前2-3天。

(四)用車天數(shù)應定少天數(shù)，如不夠用應提前在還車時間之前電話續(xù)租。

(五)提車時，需帶全所有證件，大部分證件都要原件。

(六)簽署合同前應仔細瀏覽合同的內(nèi)容后再簽字。

(七)發(fā)車和還車驗車時應仔細查看，確認無誤后再簽署單據(jù)。

(八)駕駛車輛時注意行使。

(九)一旦發(fā)生事故，應盡快通知相關部門，一定要有交警的事故判定書或是安委會的證明，這兩樣是保險理賠所必須的證明。保險一定要在時間通知，遲不能超過24小時。